Warunki dofinansowania do mobilności osób z mniejszymi szansami (znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej oraz osób z orzeczoną niepełnosprawnością) zakwalifikowanych na wyjazd w programie Erasmus+ w ramach projektu KA171 – konkurs wniosków 2023 – dofinansowanie w formie kosztów rzeczywistych

1. „Wsparcie indywidualne” i dodatkowe środki przyznane w związku trudną sytuacją materialną lub z niepełnosprawnością studentów wyjeżdżających na studia lub praktykę oraz niepełnosprawnością pracowników wyjeżdżających w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub w celach szkoleniowych są przyznawane ze środków programu Erasmus+.
2. Uczelnie są zobowiązane do przestrzegania zasady równości szans i niedyskryminacji studentów i pracowników – kandydatów na wyjazdy/przyjazdy stypendialne.
3. Dofinansowanie w formie kosztów rzeczywistych (kwota dodatkowa do stawek ryczałtowych obliczonych zgodnie z okresem pobytu stypendialnego) może być przyznane:
   • Studentom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym/przyjeżdżającym na studia lub praktykę;
   • Pracownikom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym/przyjeżdżającym w celu prowadzenia zajęć na uczelni partnerskiej/w celach szkoleniowych.
4. Dofinansowanie w formie kosztów rzeczywistych to dodatkowe środki na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł i których nie można pokryć z kwoty dopłaty uzupełniającej wsparcie indywidualne dla osób o mniejszych szansach.
5. Kwota przyznana na wydatki bezpośrednio związane z niepełnosprawnością będzie rozliczana jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w postaci dowodów finansowych.
6. Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i realnie oszacowane.
7. Osoba z niepełnosprawnością, zwana dalej „uczestnikiem mobilności”, realizująca mobilność w programie Erasmus+ w ramach umowy finansowej KA171-2023 ma prawo otrzymać dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” na koszty bezpośrednio związane z niepełnosprawnością, które przekraczają kwotę dopłaty uzupełniającej do stawki wsparcia indywidualnego dla uczestników z mniejszymi szansami.
8. Wysokość dodatkowej kwoty będzie określana na podstawie specjalnego wniosku, przygotowanego przez uczestnika mobilności i złożonego w jego imieniu Beneficjenta do Narodowej Agencji (NA).
9. Wniosek, zgodnie ze wzorem nr 1 załączonym do niniejszego dokumentu, musi być przesłany do Narodowej Agencji bezzwłocznie po zakwalifikowaniu uczestnika mobilności na wyjazd i nie później niż 5 tygodni przed wyjazdem uczestnika mobilności na stypendium.
10. We wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością uczestnik mobilności musi w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą. Każdy dodatkowy koszt będzie wymagał szczegółowego uzasadnienia, określenia wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego przewidywana kwota wydatków została skalkulowana.
11. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, obejmuje następujące sytuacje:
    • Niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu).
    • Niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróży osoby towarzyszącej oraz koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej – zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie.
    • Niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie.
    • Niepełnosprawność wymaga korzystania ze specjalnych materiałów dydaktycznych przez uczestnika mobilności w kształceniu/podczas pracy w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów dydaktycznych).
    • Niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, bez której pobyt za granicą nie byłby możliwy). Przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej.
    • Niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (ta kategoria wymaga udokumentowania w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza). W przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, NA może dofinansować maksymalnie 50% kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.
12. Każdy wniosek będzie rozpatrywany indywidualnie.
13. Wniosek musi być zaopiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przedstawiciela uczelnianej komórki zajmującej się osobami z niepełnosprawnością. Jeżeli w uczelni nie ma takiej komórki, wniosek musi być zaopiniowany przez osobę, która ma w swoim zakresie obowiązków zagadnienia związane ze sprawami osób z niepełnosprawnością.
14. Jeżeli NA, oceniając wniosek, będzie miała wątpliwości co do zasadności danego wydatku, może wymagać od uczestnika mobilności ubiegającego się o dofinansowanie dostarczenia dodatkowego uzasadnienia, np. odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego.
15. Po rozpatrzeniu wniosku złożonego w imieniu uczestnika mobilności do NA przez Beneficjenta, NA określi typy kosztów, na jakie dodatkowe dofinansowanie zostanie przyznane wraz z określeniem wysokości dofinansowania. W zawiadomieniu wysłanym przez NA do Beneficjenta, nie później niż 14 dni od daty wpływu wniosku (termin będzie wstrzymany, jeżeli nastąpi konieczność uzupełnienia informacji zawartych we wniosku), zostanie określona kwota dofinansowania przyznana w formie kosztów rzeczywistych, która będzie rozliczona jedynie pod warunkiem ich udokumentowania dowodami finansowymi. Zawiadomienie to będzie stanowiło decyzję o przyznaniu dofinansowania uczestnikowi mobilności wskazanemu z imienia i nazwiska. Decyzja wydana przez NA będzie stanowiła zobowiązanie NA w stosunku do Beneficjenta. Beneficjent powinien poinformować uczestnika mobilności ubiegającego się o dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności o kwocie dodatkowego wsparcia (dodatkowego w stosunku do ryczałtu wynikającego z planowanego czasu trwania pobytu za granicą).
16. Kwota dodatkowego dofinansowania w formie kosztów rzeczywistych podlega oddzielnemu rozliczeniu w ramach kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” i jest sprawozdawana na etapie raportu końcowego. Jeżeli:
    • Beneficjent otrzyma z NA dodatkowe środki na pokrycie kosztów rzeczywistych i nie zostaną one wykorzystane w całości, różnica podlega zwrotowi na konto NA;
    • Beneficjent przesunie środki z kategorii budżetowej dedykowanej wsparciu indywidualnemu do kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” i nie zostaną one w całości wykorzystane, różnica „wraca” do kategorii budżetowej, z której została przesunięta.
17. Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia uczestników z orzeczoną niepełnosprawnością bezzwłocznie po zakończeniu przez nich pobytu za granicą, zgodnie ze wzorem nr 2 załączonym do niniejszego dokumentu.
18. Za rozliczenie osoby z niepełnosprawnością jest odpowiedzialny Beneficjent.
19. Rozliczenie dodatkowych kosztów będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych, co oznacza konieczność ich udokumentowania dowodami finansowymi, w których wyszczególniono co najmniej nazwę i adres organu wystawiającego dokument, kwotę i walutę oraz datę wystawienia dokumentu.
20. Wykaz rodzajów dokumentów (dowodów finansowych), jakie będą niezbędne do uznania kosztu za kwalifikowany przedstawiony jest w poniższej tabeli.

Wykaz rodzajów dokumentów (dowodów finansowych), jakie będą niezbędne do uznania kosztu za kwalifikowany

[1] Beneficjent, zgodnie z zasadami rachunkowości, określa, czy faktura powinna być wystawiona na uczestnika czy na Beneficjenta